ترجمه کلمه PORTAL به فارسی در فرهنگهای لغت "دریچه"، "درگاه" و "مدخل" ذکر شده اما کلمه پورتال در تکنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. اما کلمه پورتال در تکنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. اگر بخواهیم ساده بگوییم، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر ، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد – بدون توجه به اینکه محل فیزیکی آن کجاست، فراهم می کند. به بیان دیگر پورتال "درگاهی" است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را براورده کند. نیازهایی مانند جستجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت افزاری از محل کار، پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می سازد.
در اکثر مواقع مفهوم پورتال ( پرتال ) با وب سایت اشتباه گرفته می شود، اما باید توجه نمود که پورتال ( پرتال ) مفهومی بسیار فراتر و گسترده تر از وب سایت دارد. این سوء تعبیر بیشتر به این خاطر بوجود می آید که یک پورتال از طریق وب نیز قابلیت تعامل با کاربران و پرسنل مختلف را دارد. ولی در واقع یک پورتال مکانی است که اطلاعات ، اسناد و امور مهم اعم از اطلاعات و اسناد درون سازمان و سازمانهای مرتبط را بصورت یکپارچه ، سازماندهی و مدیریت می نماید و امکان ثبت و تغییر و مدیریت اطلاعات ، اسناد ، پرسنل و کاربران را بصورتی جامع و به روشهای مختلف تحت وب و تحت شبکه های گوناگون دیگری مانند شبکه های اینترانت و... فراهم می نماید.
ویژگیهای اصلی یک پورتال عبارت اند از:
- تجمع اطلاعات
- هدف دار بودن اطلاعات
- دردسترس بودن اطلاعات
- دریچه ورود منحصر به فرد
همچنین یکی از قابلیتهای ویژه و اساسی پورتال ها، امکان ارتقاء و گسترش بر اساس نیازهای سازمان است و کلیه بخش ها و امکانات آن با توجه به نیازهای سازمان در طول زمان قابل گسترش و ویژه سازی باشد. بطوریکه قابلیتها و امکانات جدید بصورت برنامه های جانبی و ماژول برای سیستم ساخته شده و قابل راه اندازی بر روی آن باشند.
بعلاوه قابلیت یکپارچه سازی پورتال ( پرتال ) یکی از ویژگیهای اساسی پورتال می باشد که در واقع یک پورتال اطلاعات، اسناد و سرویسهای منابع مختلف را کنار یکدیگر بصورت یکپارچه قرار داده و تحت یک طرح ویژه و امنیتی ارائه می نماید که این ویژگی نه تنها کلیه منابع یک سازمان را به هم پیوند می دهد بلکه اطلاعات و اسناد بین سازمانها و نهادهای مختلف را نیز می تواند بصورت یکپارچه سازماندهی نماید.
پورتال را می توان یک مرکز ارائه خدمات و اطلاعات اینترنتی دانست که بر چهار پایه اصلی استوار است:
- انطباق پذیری
- اختصاصی کردن
- یکپارچه سازی
- پشتیبانی انجمنهای اینترنتی
تعریف پورتال از دیدگاههای متفاوتی امکان پذیر است، زیرا کاربران امکانات زیادی را برای آن متصور می شوند. تاکنون تعبیرات گوناگونی از پورتال ارائه شده است . یک پورتال به عنوان یک فضای کاری برای تجارت الکترونیکی مبتنی بر شبکه با امکان تنظیم شخصی و محتوایی و برخوردار از قابلیت های مشارکت با دیگر همکاران و دسترسی بی سیم تعریف شده است. اما آنچه که بطور کلی برای یک پورتال مطرح می باشد، عبارت است از تمرکز بر روی آنچه که پورتال ها می توانند برای یک سازمان فراهم کنند. استفاده از واژه جمع "پورتال ها" نیز اتفاقی نیست. سازمانها نیز برای مواجهه با مسائل چندگانه خود در حوزه های مختلف معمولاً بیش از یک پورتال دارند. نقش تسهیل کننده پورتال در انجام امور اداری، بازرگانی، آموزشی و پژوهشی و کارایی چندگانه آن، آن را تبدیل به یک محل کار الکترونیکی برای کاربران آن نموده است.
پورتال های سازمانی جدای از خدماتی که در سازمانها ارائه می کنند، فرصت های نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می نمایند. این بدان مفهوم است که پورتال های سازمانی در راستای اهداف خود، زمینه همکاری های متقابل و امکان بهره برداری از توانهای حرفه ای و سرمایه گذاری طرفهای درگیر در فعالیت های مختلف را فراهم می سازند .
